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Abb.: Deiby Vargas #gnuHU CC-BY-SA-4.0-EN

Humboldt-Universität zu Berlin - #gnuHU

Humboldt-Universität zu Berlin | Projekte | #gnuHU | Anleitungen | Nachhaltige Dokumentbereitstellung

Nachhaltige Dokumentbereitstellung

Anleitung der studentischen Initiative #gnuHU zur digital-nachhaltigen Bereitstellung von Dokumenten

Kurz-Link auf diese Seite: hu.berlin/NachhaltigeDoks

Erste Abfassung: 05. Mai 2020 (Roland Hummel)
Versionsstand: Siehe Footer am Ende dieser Seite unter "zuletzt verändert".

Der Artikel kann unter CC BY-SA 4.0 (Namensnennung, Abwandlungen unter selben Lizenzbedingungen) frei verwendet, verteilt und verändert werden (auch kommerziell). Vielen Dank für Rückmeldungen, Kritik und Anmerkungen via Kontakt!

Problem

Nicht nur im Wissenschafts- und Lehralltag häufig zu beobachten ist die Bereitstellung von Protokollen oder Veranstaltungsplänen in Arbeitsformaten wie Doc(x).

Diese Anleitung möchte darüber informieren, warum dies aus Perspektive von #gnuHU kein sonderlich nachhaltiger Ansatz ist und (einfache) Wege zeigen, das Problem zu lösen, für das der nachfolgende Comic der Digital Freedom Foundation eine nette Einleitung ist:

Eine englischsprachige Fassung findet sich hier.

Problemdetails und Lösungsvorschläge am Beispiel

Beispielsituation: Ein Gremium stellt das Protokoll einer Sitzung als DOC(X)-Format, dem Standardformat von Microsoft Office, bereit.

Problem 1: Ist die Bereitstellung in einem Arbeitsformat sinnvoll?

Arbeitsformate wie DOC(X) sind in der Regel nur dann sinnvoll, wenn davon ausgegangen wird, dass die Empfänger*innen am Dokument weiter arbeiten sollen.

Falls dies tatsächlich gewollt/erwünscht ist, wäre ODT (u. A. das Standard-Arbeitsformat der freien Office-Suit LibreOffice, aber auch eine "Speichern unter..."-Option von Microsoft Office) das langfristig nachhaltigere Arbeitsformat, weil dieses Format in seiner Spezifikation um einiges weniger komplex ist als das ursprünglich nicht als offener Standard entwickelte Format DOC(X). Nachhaltiger ist ODT vor allem hinsichtlich der Frage, ob das Arbeitsformat *heute* auch noch eines ist, was in 10 Jahren problemlos bearbeitet werden kann.
Der eingangs erwähnte Comic beschreibt die Problematik aus "Wie komme ich (bzw. die Generationen nach mir) in 30 Jahren an die Inhalte?"-Perspektive.

Falls die eine Weiterbearbeitung eigentlich nicht vorgesehen ist, ist ein PDF-Export die Die Darstellung sieht auf jedem Ziel-System so aus wie auf dem Quell-System gedacht.

Problem 2: Werden die anderen das sehen, was ich sehe (auch in 20 Jahren)?

Arbeitsformate bringen generell den Nachteil mit sich, dass (wenn überhaupt) die Darstellung bei den Empfänger*innen nur dann korrekt dargestellt wird, wenn sie die selbe Software verwenden wie diejenigen, die das Dokument erstellt haben (und auch nur dann, wenn das Ziel-System über die selben, evtl. auch noch unfreien, Schriftarten verfügt).
Nun mag es den Anschein haben, dass Microsoft mit der "get them while they are young"-Taktik mit Microsoft Office vollumfänglich erfolgreich etabliert hat, es gibt aber sehrwohl Mitmenschen, die aus verschiedenen Gründen kein Microsoft Office verwenden (sondern bspw. LibreOffice). Mindestens diese Minderheit muss sich, um beim Beispiel zu bleiben, jedesmal die Frage stellen: Sehe ich das Protokoll so wie die Protokollant*innen es erstellt haben? Zuvorkommend wäre jedoch, wenn sich diejenigen die Frage stellen, die die Dokumente bereistellen und nicht die, die sie lesen möchten.

Die Lösung ist sehr einfach: Unabhängig davon, ob ein bereitgestelltes Dokument weiter verarbeitet werden soll oder nicht, sollte immer ein PDF-Export mit bereitgestellt werden, denn dafür wurde PDF als offener Standard entwickelt: Die Darstellung sieht auf jedem Ziel-System so aus wie auf dem Quell-System.

PDF empfiehlt sich zudem für alles, was Archiv-Charakter hat, bspw. als PDF/A, das die Kriterien zur Langzeitarchivierung berücksichtigt.

Problem 3: Ist der Dokumentenname sinnvoll gewählt?

Denen, die die Dateien archivieren sollen (und eigentlich auch sich selbst) tut man einen Gefallen, dies durch eine sinnvolle Dateinamenswahl zu unterstützen.

Um am Beispiel zu Bleiben: Bei der Namenswahl Protokoll_04.05.2020.doc ist "Protokoll" durchaus ein guter Anfang, das Datum der Form "TT.MM.JJJJ" allerdings höchstens nett gemeint, denn die Datei wird in der Ordner-Ansicht ungünstig aufgelistet werden, weil sich bei alphabetischer Sortierung eventuell eine chaotische Chronologie ergibt, Beispiel:
 

Protokoll_04.05.2020.doc (2. Protokoll)
Protokoll_13.09.2020.doc (3. Protokoll)
Protokoll_25.02.2020.doc (1. Protokoll)

 

Lösung: Statt TT.MM.JJ als Datumsformat den umgekehrten Weg gehen: JJJ-MM-TT - dann sortieren sich die Protokolle beim Abspeichern in einer Reihenfolge, die entweder geordnet absteigend oder aufsteigend ist, Beispiel:


Protokoll_2020-02-25.doc (1. Protokoll)
Protokoll_2020-05-04.doc (2. Protokoll)
Protokoll_2020-09-13.doc (3. Protokoll)

 

Oben finden sich die alten, unten die neuesten (oder umgekehrt, falls die Ordner-Sortierung anders herum eingestellt ist, auf jeden Fall in chronologisch intuitiver Reihenfolge).

Das gleiche empfiehlt sich auch für Dazeinamen anderer Dokumente, bspw. Seminaraufgaben, Videobeiträge etc.