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Mit einem Klick Informationen auf einen Blick

Wie die Universität ihre Ressourcen besser planen und steuern möchte
Jörg Naumann

Projektleiter Jörg Naumann hat die Aufgabe,
administrative Prozesse umzustrukturieren.
Abbildung: Lars Neumann

Wer schon einmal eine Mitarbeiterstelle ausgeschrieben hat, kennt die Herausforderungen. Man füllt Bögen aus – teilweise ist das nur per Hand möglich –, schickt Daten auf die Reise, kennt ihre genauen Stationen nicht, weiß meistens nicht, wo der Prozess genau steht. Herausfinden lässt sich das nur mit Aufwand. „Häufig läuft es so, dass man jemanden kennt, den man anrufen und bitten kann, mal nachzuschauen“, sagt Jörg Naumann. Der Informatiker und Wirtschaftsingenieur ist seit Herbst 2016 Projektleiter beim Vizepräsidenten für Haushalt, Personal und Technik (VPH) und dafür zuständig, dass der beschriebene und viele andere Prozesse an der Universität zukünftig transparenter und Daten schneller verfügbar werden.

Durch die Integration von Daten aus unterschiedlichen Bereichen und der Einmal-Eingabe einer Information soll auch die Datenqualität steigen. In der Fachsprache heißt das Ziel Enterprise-Resource-Planning (ERP). Ressourcen wie Finanzmittel, Anlagen, Personal, Betriebsmittel, Material, Informations- und Kommunikationstechnik sollen im Sinne der Institution rechtzeitig und bedarfsgerecht geplant und gesteuert werden. Das möchte die Universität auch mit Hilfe der SAP-Software erreichen, die in den kommenden Jahren eingeführt wird.

SAP löst HIS ab

Das derzeitig genutzte System HIS wird – außer im Bereich Studium und Lehre – abgelöst. Profitieren wird vom ERP-System nicht nur der Einzelne, der Einsicht in Verwaltungsprozesse braucht, sondern das Gesamtsystem Universität – angefangen von der Verwaltung über die Institute und Fakultäten bis zur Universitätsleitung, die strategische Entscheidungen zu treffen hat.

Zurzeit befindet sich das Projekt mit dem Namen „humboldt gemeinsam“ noch in der Planungsphase. Der Name ist Programm. Welche Prozesse, Bereiche und Stakeholder sind betroffen? In einem Workshop hatten sich die Abteilungsleiter und Verwaltungsleitungen der Fakultäten Ende 2016 zusammengesetzt, um die Anforderungen und Abhängigkeiten zu diskutieren. Zurzeit läuft eine Projektstudie, mit deren Hilfe die Bausteine der Software identifiziert werden, die gebraucht werden und die am Ende ein großes Ganzes ergeben sollen.

"Werden viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beteiligen"

Ein ERP-Diagramm

Mit ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning)
werden relevante Daten und Prozesse abgebildet.
Abbildung: Colourbox.de

Ein Referenzprojekt, beispielsweise an anderen Universitäten, gibt es nicht, denn eingeführt wird die allerneuste Version von SAP. Das erste Teilprojekt wird an der Technischen Abteilung für den Bereich Flächenmanagement laufen. „humboldt gemeinsam“ – das heißt auch, dass niemand mit einem neuen Betriebssystem, neuen Abläufen oder gegebenenfalls neuen Aufgaben alleine gelassen wird. „Wir werden viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Projektarbeit beteiligen“, erklärt Naumann, der als Managementberater und SAP-Projektleiter im In- und Ausland und als Beratungsleiter unter anderem für die SAP SI AG tätig war. Vorher wird aber geprüft, ob die personellen Kapazitäten ausreichen, um Mitarbeiter ins Projekt zu schicken. „Wenn nicht, wird es die Möglichkeit geben, einen Ausgleich zu organisieren, beispielsweise indem jemand zu 50 Prozent ins Projekt geht und jemand anderes in dieser Zeit aufgestockt wird, um die laufenden Arbeiten an der Universität zu unterstützen.“

Das Projektteam besteht aus einem Entscheidungsgremium, geführt durch den Vizepräsidenten für Haushalt, Technik und Personal, Jörg Naumann als Projektleiter und den Fachteams. Letztere werden gemeinsam mit externen Beratern das System einrichten, Daten aufbereiten und testen. „Alle Nutzer werden an den Schulungen für das Projektteam oder den Trainings vor der Inbetriebnahme der neuen Prozesse teilnehmen.“ Der Abteilungsleiter und die Verwaltungsleitungen sind die ersten Ansprechpartner, aber auch die Kolleginnen und Kollegen aus den Fachteams.

"humboldt gemeinsam" als Lego-Haus

Daneben wird es auch ein zentrales Supportteam geben, das vertieftes Wissen besitzt und bei Bedarf den Softwarehersteller einbindet. Damit steht das komplette Wissen während der Arbeitszeit bis an den Arbeitsplatz zur Verfügung.

„Man kann sich ‚humboldt‘ gemeinsam wie ein Lego-Haus vorstellen, das wir nach unseren Vorstellungen bauen wollen.“ Der kleine Unterschied zu dem Baukasten im Kinderzimmer: „Unser Haus besteht aus etwa 300.000 Steinen“, sagt der IT-Experte mit einem Lächeln. „Läuft alles nach Plan, wird am Ende eine signifikante Qualitätssteigerung stehen.“

Autorin: Ljiljana Nikolic

Der Text erschien in der Humboldt-Zeitung im Februar 2017

Weitere Informationen

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