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Humboldt-Universität zu Berlin - humboldt gemeinsam

Humboldt-Universität zu Berlin | Projekte | humboldt gemeinsam | FAQ - Häufig gestellte Fragen

FAQ - Häufig gestellte Fragen

  • Was ist eine Projektstudie?

    Die Projektstudie ist ein Grobdesign der Projektlösung. Als Methode werden gemeinsame Workshops mit dem Hersteller der Software der SAP  und den Projektteams der HU genutzt, um ein Konzept zu erstellen auf dessen Basis die Implementierung der SAP-Lösung im Detail umgesetzt werden kann.

  • Was ist ein Programm und was ein Projekt?

    Ein Projekt ist eine Organisation die zeitlich begrenzt existiert, um mein festgelegtes Ziel zu erreichen. Ein Programm ist die organisatorische Dachorganisation um mehreren Projekten eine gemeinsame Infrastruktur und Rahmenbedingungen zu geben unter denen sie arbeiten können.

  • Wer ist von „humboldt gemeinsam“ betroffen?

    "humboldt gemeinsam“ betrifft alle administrativen und Verwaltungsprozesse der HU sowie das Berichtswesen. Somit sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Studentinnen und Studenten direkt oder indirekt davon betroffen.

  • Wo kann ich mich umfassend über „humboldt gemeinsam“ informieren?

    Für das Programm „humboldt gmeinsam“ existiert ein umfangreiches Kommunikationskonzept. Sie können sich darüber unter https://www.projekte.hu-berlin.de/de/huge/humboldt-gemeinsam/Kommunikationskonzept erkundigen oder Ihre Fragen direkt an die Programm-Leitung stellen humboldt.gemeinsam@hu-berlin.de.

  • Warum haben wir „humboldt gemeinsam“ und was sind die Ziele?

    „humboldt gemeinsam“ ist die Programm-Organisation, die die Ziele der HU  umsetzt, um den aktuellen Anforderungen an eine Universität gerecht zu werden:

    - Mit der Etablierung eines einheitlichen ERP-Systems verfolgt die Humboldt-Universität zu Berlin das Ziel, auf operativer Ebene die Administration bereichsübergreifender Prozesse besser zu strukturieren und damit zu erleichtern.

    - Gleichzeitig sollen auf strategischer Ebene die Voraussetzungen für eine vereinfachte Bereitstellung steuerungsrelevanter Informationen und Daten geschaffen werden.

    - Zusätzlich wird durch die Integration von Daten aus unterschiedlichen Bereichen und die Einmal-Eingabe einer Information die Datenqualität steigen.

  • Was ist SAP und was bedeutet das für uns?

    SAP SE ist ein Hersteller von Standardsoftware. Diese Standardsoftware wird auf die besonderen Anforderungen einer Organisation und der Ziele des Einsatzes der Software konfiguriert. Die Konfiguration wird Implementierung genannt und wird auf Basis von Detailkonzepten durch erfahrene Beraterinnen und Berater durchgeführt.

     

  • Von wem erfahre ich, wann ich von dem Projekt direkt betroffen bin?

    Jede betroffene Person wird von ihrer Führungskraft über den Verlauf informiert. Grundsätzliche Informationen sind verfügbar unter: https://www.projekte.hu-berlin.de/de/huge/humboldt-gemeinsam/Kommunikationskonzept, oder über eine Anfrage an die Programm-Leitung unter: humboldt-gemeinsam@hu-berlin.de.

  • Was beinhaltet das Programm „humboldt gemeinsam“?

    Das Programm „humboldt gemeinsam“ beinhaltet sechs Projekte und den übergreifenden Bereich der Technik und des „cross application“-Bereiches (z.B. das Berechtigungskonzept für den zukünftigen Zugang zum SAP-System). Die sechs Projekte sind: Externes Rechnungswesen, internes Rechnungswesen, Beschaffung, Objektmanagement, Personalwirtschaft und Berichtswesen. Damit sind auch die Bereiche genannt, die als Aufgaben für das Programm festgelegt wurden.

     

  • Wo ist der Projektstandort und kann ich dort hingehen?

    Das Programm hat seinen Sitz in der Ziegelstrasse 13c, Programm-Leitung: Jörg Naumann (Raum 405b) und Programm-Assistenz: Doris Dümke (Raum 405d) und ist für alle frei zugänglich. Um sicher zu gehen, dass die notwendige Person und Zeit verfügbar sind, sollten Sie vorab anrufen bzw. eine Terminanfrage per E-Mail versenden (Tel.: 2093-1898 oder E-Mail: humboldt-gemeinsam@hu-berlin.de.

     

  • Was kann ich zu „humboldt gemeinsam“ beitragen?

    Informieren Sie sich rechtzeitig, inwieweit und wann Sie vom Programm „humboldt gemeinsam“ betroffen sind. Wenn Sie wissen, wann Sie und in welchem Umfang Sie beteiligt sind, gehen Sie offen auf die Projektteams zu. Halten Sie sich an die Planungen und stellen Sie Ihre Fragen rechtzeitig, damit sie beantwortet werden und Sie sich auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren können.

     

  • Wie sieht der zukünftige Service aus?

    Das Ziel sind optimale Prozesse, eine hohe Datenqualität und eine leistungsfähige SAP-System-Lösung. Aus diesen Zielstellungen heraus werden nachhaltige Organisationsformen erstellt, die den Service sicherstellen; gegebenenfalls werden notwendige externe Partner einbezogen. Der Aufbau der Service-Organisation geschieht zeitlich parallel zum Programm „humboldt gemeinsam“. Wir werden hierzu entsprechend informieren.

     

  • Was ist ein Prozess?

    Unter einem Prozess läßt sich Folgendes definieren:

    • Ein Prozess ist gleichbedeutend mit einem Ablauf.

    • Ein Prozess ist eine Abfolge von Aktivitäten/Tätigkeiten.

    Ein Prozess ist eine sachlich logisch verbundene Folge von Aktivitäten/Tätigkeiten, die:

    • einen Beitrag zur Erreichung von Zielen leisten
    • von den Beteiligten nach festgelegten Regeln durchgeführt werden und
    • einen messbaren Nutzen bringen.

    Anhand von bestimmten Eigenschaften kann klar bestimmt werden, ob es sich um einen Prozess handelt, denn:

    • ein Prozess hat stets einen Anfang und ein Ende,

    • ein Prozess kann einen oder mehrere Auslöser haben,

    • ein Prozess hat einen oder mehrere Eigentümer (Prozesseigner).

     

  • Warum beschäftigen wir uns mit Prozessmanagement?

    Ziel ist es, die aktuellen Anforderungen in der Universität mit der Einführung eines einheitlichen ERP-Systems und der Abbildung der Geschäftsprozesse in Einklang zu bringen, die Arbeitsabläufe zu vereinfachen sowie wiederkehrende Abläufe wie Doppelarbeiten zu identifizieren und zu vermeiden. Wir wollen die Vorgänge abbilden und Transparenz schaffen.

    Des Weiteren ist das Prozessmanagement ein wichtiger Schritt, um

    • Medienbrüche zu identifizieren,
    • Optimierungen durchführen zu können, 
    • einheitlichen Prozesse einzuführen sowie
    • Prozessverantwortlichkeiten zuzuordnen.

    Ein bereits vorhandener Prozess kann somit auch an anderer Stelle wieder verwendet werden.

     

  • Wie ist die Namensgebung innerhalb des Prozessmanagements zu verstehen?

    Um die Prozesse in einem System leicht wiederzufinden, haben wir uns im Vorfeld auf eine Namensgebung für die Prozesse verständigt. Dabei wurden folgende Bereiche definiert:

    • Rechnungswesen - intern und extern -
    • Personalwesen
    • Beschaffung
    • Objektmanagement
    • Berichtswesen
    • SAP-IT & Systemintegration sowie
    • SAP-Kompetenzzentrum

    Innerhalb dieser Bereiche werden die Prozesse für die Verwaltung der Humboldt-Universität zu Berlin identifiziert und aufgenommen. Aus dem Ursprung des Prozessses erfolgt dann die jeweilige Namensgebung.

     

  • Was ist eine Prozesslandkarte?

    Eine Prozesslandkarte gibt einen Überblick über die Prozesse. In dieser Übersicht werden die Prozesse in ihrer Wechselwirkung dargestellt. Außerdem ist sie ein erstes Ergebnis beim Aufbau des Prozessmanagements nach der Identifikation der Kern-, Management- und Supportprozesse. Auch bildet sie die Grundlage für die weiteren Aktivitäten zur Beschreibung, zur Modellierung sowie zur Optimierung der einzelnen Teilprozesse.

     

  • Wie wird eine Prozesslandkarte dargestellt?

    Alle Prozessdokumentationen werden schrittweise von dieser Prozesslandkarte abgeleitet. Dadurch lassen sich Zusammenhänge und Wechselbeziehungen erkennen:

    • Zuerst werden für die Kern-, Management– und Supportprozesse alle zugehörigen Prozesse und Unterprozesse beschrieben.
    • Für jeden Prozess werden formale Prozessbeschreibungen in einem Formblatt, und Prozessmodelle durch visualisierte Prozessketten erstellt.
    • Im Anschluß werden zu den Prozessschritten konkrete Arbeitsanweisungen, Regelwerke, Formulare/Vordrucke und Checklisten hinzugefügt.

     

  • Wie werden Prozesse aufgenommen?

    Für jeden Prozess werden formale Prozessbeschreibungen/textuelle Prozessbeschreibungen, die die Grundlage für einen Prozess abbilden, in einem Formblatt erstellt sowie durch Prozessmodelle/grafische Darstellung untermauert (visualisierte Prozessketten). Bei Änderungen eines Prozesses kann dann auf die Prozessbeschreibungen zurückgegriffen werden und es können die Prozessmodelle angepasst werden.

     

  • Was heißt BPMN 2.0?

    Das ist die Modellierungssprache „Business Process Management Notation“.

    Die Prozesse der Humboldt-Universität zu Berlin sollen in einer gemeinsamen Sprache modelliert werden, die nicht nur für Spezialisten einer bestimmten Abteilung zu verstehen sind. Diese gemeinsame Sprache soll es jedem Beteiligten ermöglichen, Prozessmodelle zu verstehen und ein besseres Verständnis bei den Prozessen zu erhalten. So können Prozessveränderungen einfacher publiziert und Neuausrichtungen vereinfachter dargestellt werden. Für die Anwendung innerhalb der Universität wird die Modellierungssprache „Business Process Management Notation“ 2.0 (BPMN) eingesetzt. Sie bietet eine graphische Modellierungssprache für die Prozesse und schafft Einheitlichkeit und Standardisierung.

     

  • Was sind Änderungen/Veränderungen?

    Eine Änderung/Veränderung beschreibt einen neuen Zustand eines Ablaufes einer Tätigkeit. Änderungen sind grundsätzlich etwas vollkommen Normales. Sie deuten auf Veränderungen bzw. auf Anpassungen hin, die sich im Vorfeld nicht klar dargestellt haben und/oder im Laufe eines Projektes bzw. einer Einführung entwickelt haben. Oft war im Vorfeld nicht vorhersehbar, dass Veränderungen notwendig sind. Wichtig ist, so viele Änderungen wie nötig konsequent durchzuführen und umzusetzen und so wenig wie nur möglich zuzulassen.

    Das Änderungsmanagement ist dabei die Organisation, Verwaltung und Abwicklung von Änderungsanträgen während eines Projektverlaufes bzw. im Ablauf der Prozesse.

     

  • Was ist ein Steckbrief?

    Ein Steckbrief ist die schriftliche Erfassung von Änderungen.

    Das Ziel des Steckbriefes ist die Erfassung und Umsetzung der organisatorischen Änderungen, die an der Humboldt-Universität zu Berlin im Rahmen von „humboldt gemeinsam“ vorgenommen werden.

     

  • Wieso müssen Steckbriefe erstellt werden?

    Die Steckbriefe weisen auf Veränderungen im Projekt hin. Sie sind ein wichtiger Bestandteil der Projektarbeit innerhalb des einzelnen Bereiches und müssen akribisch ausgefüllt werden. Gleichzeitig geben Sie Aufschluss über das eventuell bestehende Risiko sowie deren Einordnung.

     

  • Gibt es ein Formular zur Erstellung eines Steckbriefes?

    Ja, ein Muster-Formular zur Erstellung eines Steckbriefes liegt vor. Bei Bedarf können Sie sich jederzeit an uns wenden. Gern stellen wir Ihnen ein Muster-Formular zur Verfügung.

     

  • Welche Hilfe bekomme ich beim Ausfüllen der Steckbriefe?

    Gern stellen wir Ihnen eine Anleitung zum Ausfüllen der Steckbriefe zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich an uns.