Planung
Arne.Schirrmacher@geschichte.hu-berlin.de AS
steffen.hofmann.1@uv.hu-berlin.de Tel. 2093-2178
detlef.damis.2@uv.hu-berlin.de (Beamer, Ton) 0160-3645 888
Elektriker: Herr Bölitz 0173-2099941 (falls Lichtschalter, Verdunkelung etc. nicht funktionieren
Saalbesichtigung Mo., 30.4. 14.00 (AS, CB)
Programm, version 27. 4. (pdf)
(Vorlauf s.u.)
Einsatzplan
Vormittag | Nachmittag | Abend |
10-12 Aufbau/Anlieferung (CB, MG, FW, AS) |
14-19 Desk (MG) 14-19 Saal (CB) 16-21 Catering (FW) (Cafeteria im 1. OG belegt!) |
Reception (FW) |
8.30-14 Desk (MG) 8.30-14 Saal (MR) |
13.30-19 Desk/Catering (FW) 13.30-19 Saal/Besorgungen (CB) |
Dinner (--) |
8.30-12.30 MR 8.30-12.30 CB |
12-16 Desk/Abbau (MG) 12-16 Catering/Abbau (FW) |
Termine:
- Geschirrabholung Mensa Nord: Do ca. 11.30 / Zurück Mo Morgen ##
- Getränkelieferung "Saftkiste": Do ca. 11.00 / Abholung Sa. 16.00
Durchführung
Do. 3. Mai (CB, FW, MG)
ca. ab 10 Uhr Vorbereitung
Schlüssel
- ist abgeholt, AS
Check
- Bestuhlung Haupt- und Nebenraum (Tische, Stehtische: derzeit stehen da 4 Tische, 8 Stehtische, Nebenraum ist allg. zugänglich!)
- Technik Herr Damis kommt zum Aufbau ca. 10.00, Abbau von stud. Hilfkraft vom CMS
- Abstellmöglichkeit für Reisegepäck: Im Saal sind hinten Gadrobenständer, hier Platz für Gepäck abteilen (Teilnehmer kommen zumeist direkt)
Anlieferung / Einkauf
Hofmann: Ein Parken auf dem Gelände Luisenstr. ist nicht möglich. Ich müsste nur wissen, ob Sie evtl. mit einem Fahrzeug Tagungsmaterialien o. ä. anliefern möchten, damit ich die Wache entsprechend instruieren kann und Sie Zufahrt (über Schranke Philippstr. 1) zum Be- und Entladen erhalten. Pförtner lassen Anlieferung und Caterer generell durch!
- Material
- Getränke, Kekse OK, Wein OK
- Becher, Servietten ...
14 Uhr "Einlass", 14.30 Veranstaltungsbeginn
Emfpang
14 bis 16 Uhr Check-in, einige Teilnehmer kommen verspätet
Begleitung
- Betreuung der Referenten: Transfer der Präsentationen auf Rechner, Unterstützung für Medien
Catering (Casalot, Tel. 27 57 22 10)
- Anlieferung ca. 18 Uhr über Eingang Luisenstr. oder Hintereingang
- Wir: Tische vorbereiten; Getränke und Gläser
- Casalot: baut Büffet auf
- Empfang ab 18:30 geplant
- Casalot: holt wieder ab um 21:00
- Wir: versorgen Gläser
Special Needs
- Teilnehmer von Student bis Emeritus haben die verschiedensten Interessen: Wegbeschreibungen, Infos zu Uni, Kollegen, Bibliotheken etc.
- einige Teilnehmer kommen in Begleitung, Ansprechpartner für Nichtteilnehmer
Fr. 4. Mai (MR, MG | CB, FW)
Begleitung
Catering
Special Needs
Sa. 5. Mai (MR Cb bis 12:30, FW, MG)
Begleitung
Catering
Special Needs + Abschluss, Gästebetreuung
- Flughafentrasfer, Taxi etc. organisieren
- Wegbeschreibungen etc.
Workshop-Ende ca. 15 Uhr
Abbau
- Materialabholung
Ist die Schranke Philippstr. am Sa. besetzt? - Nein aber offen.
(0172 288 9867 Notfallnummer Pförtner)
- Schlüsselrückgabe
Schlüssel Mo. zurück an Hofmann
Nachbereitung
- Bericht für ESF AS
... organisers are required to provide a scientific report online which will be the basis for the evaluation of the activity. A template for the Scientific Report is available at the ESF website (http://www.esf.org/workshops/guide). Both of these reports should be received by the ESF Exploratory Workshop Administrator within two months of the workshop.
- Webpublikation der Beiträge betreuen
- Reisekosten
Vorlauf
ToDo
Raum
- OK Bestuhlungsplan (hier) AS, Bestuhlungsauftrag an Hofmann AS
- OK Hausöffnung veranlassen für Do Abend und Samstag
Das Haus schließt in der Woche normalerweise um 21.30 Uhr. Sollte Ihre Veranstaltung abends länger dauern, müsste ich das wissen (mit genügend Puffer), um die Verlängerung der Hausöffnung zu veranlassen. Samstags ist das Haus ganz geschlossen. Da bräuchte ich auch die Zeiten (mit genügend Puffer), um die Hausöffnung zu veranlassen.
- Do 8-23
- Fr 8-21.30 (normal)
- Sa 8.00 - 18.00
Diese Zeiten gelten nur für den Haupteingang, mit Schlüsselkarte ist Rückeingang immer zu öffnen, aber Alarm, wenn länger als eine Minute offen!
Gästebetreuung
- OK Infomappe: Hotelinfo, Stadtplan (von Hotel), Info HU, Graduate School, IfG
- OK Mappe von Öffentlichkeitsarbeit? (Hofmann/Oehler) CB
Catering
- ! Rotwein-Verbot ! (wegen Holzboden)
- OK - Essen Do Abend Catering Casalot ordern AS - Tellerangebot, OK
Getränke selbst besorgen (Wasser + Gläser von Studentenwerk, Wein AS ...)
- OK Essen Fr Mittag Restaurant ordern AS: "Traube" Reinhardtstr. 33, 13.30
-
OK Essen Fr Abend Jolesch für
25max. 30 Personen bestellt, kleine Karte Bestätigung OK, spouses: Häusermann ja, Goban-Klas ?, Boon ? AS
Zahl bis Fr. 11 Uhr an Jolesch melden, Tel. 612 3581
- Essen + Kaffee Sa Mittag Catering Earl of Sandwich ordern AS
Kaffeepausen
- Do und Fr über Studentenwerk ?? nur eine Anlieferung/Abholung => Kaffeebereitung vor Ort??
Cafeteria im 1. Stock kann u.U. zum Abwaschen genutzt werden FW
Tassen, Gläser
(Do 14.00 nur Kaltgetränke), Do 16.30, Fr. 10.30, Fr. 16.30, Sa. 10.30 (Uhrzeit noch festlegen)
Anlieferung durch Mensa Nord? Cum laude? etc. ggf. Gradute School fragen
Tassen
Gläser für Getränke Do. (Kaffeepause + Büffet), Fr. (Kaffeepausen), Sa. (Kaffeepause + Lunch)
- Getränke etc.
von Getränkemarkt liefern lassen?
Kekse, Obst etc.
Technik
- Beamer von Medienservice + Laptop MG OK
- Sound MR - AS könnte Verstärker/Boxen mitbringen
- Licht?, Verdunkelung - Nein
- Kopiermöglichkeit (Graduate School?, Copyshop??
- WLAN am Ort?
- Namenschilder
Human Resources
- Grußwort Dekan? AS
- "Vorleser" für Beitrag Katz-Kimchi, Sa. 9:00 (Alice Goff angefragt, Eric? ..)
- Personenstichworte für Chairs (alle, MR Osteuropa, FW iberische Halbinsel, MG Mittelmeer, CB England, gesammelt von CB)
Propaganda
- OK ESF Workshop sollte als Veranstaltung der HU, des IfG und des LS Wissenschaftsgeschichte sichtbar sein
- OK Teilnehmerfrage: mit Jirak klären AS: nach Anmeldung, Postdoc, early career preferred
- HU-Aktuell etc. CB, Aktuelles auf IfG Website MR
- OK Plakat, s.o.