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Humboldt-Universität zu Berlin - humboldt gemeinsam

Aktuelles rund um das Programm

Change: Den Veränderungsprozess gestalten (HUMBOLDT-Zeitung 1/2019) by ellerbrs posted on 23.01.2020 14:37
Die Universitätsleitung hat Führungskräfte der Humboldt-Universität eingeladen, um im Sommer an Workshops zum Thema „Change-/Veränderungsmanagement“ teilzunehmen. Hintergrund ist der Start der Implementierungsphase des Programms „humboldt gemeinsam“. Die Führungskräfte benötigen Fingerspitzengefühl für die operative Umsetzung der Veränderungen, die sich aus den neu konzipierten Prozessen, die dann mit der SAP-Software durchgängig laufen, ergeben.


Eingeladen waren Führungskräfte aus den Fakultäten und Instituten, aus der Zentralen Universitätsverwaltung und den Zentraleinrichtungen, aus den Graduiertenschulen und wissenschaftlichen Einrichtungen sowie Vertreterinnen und Vertreter der Personalvertretungen und Beauftragte. Insgesamt nahmen an der Auftaktveranstaltung vom 11. Juni 112 Führungskräfte teil und an den acht weiteren zweitägigen Workshops, die vom 7. August bis 12.September stattfanden, 92 Personen.

In den Veranstaltungen, die das Mach-würth Team International durchführte, wurden unter anderem folgende Fragen thematisiert:

  • Welche Rolle und Verantwortung hat die Führungskraft im Veränderungsprozess?
  • Wie handelt und kommuniziert man als Führungskraft in Phasen von Unbestimmtheit? Oder: Warum ist Widerstand in solchen Prozessen nicht ungewöhnlich?

Besonders die Möglichkeit des kollegialen Austauschs und den Praxisbezug bewerteten die Teilnehmenden positiv. Es zeigte sich, dass die Veränderung im Arbeitsalltag, die durch die Veränderung von administrativen Prozessen entsteht, noch nicht für alle greifbar ist. Oft wird kein Handlungsdruck empfunden. Einige Teilnehmerinnen und Teilnehmer hatten noch keine Informationen und waren sich nicht sicher, ob die Veränderungen sie überhaupt betreffen, andere sind bereits in Projekte involviert und konnten konkret Auskunft geben.

Hier war der Austausch von dezentraler und zentraler Verwaltung sowie dem Programm „humboldt gemeinsam“ sehr hilfreich. An aktuellen Fallbeispielen konnten die Teilnehmenden selbst unmittelbar erarbeiten, wie sie ihre Kolleginnen und Kollegen über Veränderungen informieren und wie sie mit aufkommenden Widerständen und Emotionen umgehen können.

Die Rolle und Verantwortung einer Führungskraft in Zeiten der Veränderung muss noch deutlicher werden, wie auch insgesamt das Thema Führungskräfteentwicklung. Umso intensiver war das Lernen direkt am eigenen und gemeinsamen Change: Die engagierte Zusammenarbeit der heterogen zusammengesetzten Teilnehmenden mündete in selbst erarbeiteten Lösungswegen und Rückmeldungen zum laufenden Change.

Den größten Handlungsbedarf sehen die Führungskräfte in der Aufstellung einer besseren internen Kommunikation rund um das Programm „humboldt gemeinsam“ als Treiber der Veränderung. Ebenso muss die Professorenschaft stärker in die anstehenden Veränderungsprozesse eingebunden werden. Voraussetzungen für eine gemeinsame erfolgreiche Realisierung der anstehenden Veränderungen sehen viele Führungs-kräfte in einer Verbesserung der Kompensationsleistungen für die Arbeit im Programm „humboldt gemeinsam“ und im Aufbau einer Wertschätzungs- und Vertrauenskultur in der Humboldt-Universität insgesamt.

Wie geht es weiter?

Nach der Auswertung der ersten Workshop-Reihe und der Planung einer zwei-ten Reihe für die Führungskräfte im administrativen Bereich, sind Formate für die Professorenschaft und Sekretariate in den wissenschaftlichen Einrichtungen in Vorbereitung. Auch die interne Aufstellung zur Koordinierung bereichsübergreifender Themen, die sich aus dem Change ergeben, muss geplant werden. Ein Kommunikationskonzept für das Programm „humboldt gemeinsam“ und die Veränderungsprozesse ist bereits in Arbeit.

 

Artikel zerst erschienen in: HUMBOLDT (Oktober 2019, Ausgabe 1 – 2019/2020)

Aus unserer Arbeit: Allgemeine und aktuelle Information zu „humboldt gemeinsam“ by eckermac posted on 29.07.2019 13:00

Der Auftrag zum Start des Programms „humboldt gemeinsam“ wurde erteilt, heißt, dass ein Team von Expertinnen und Experten, die die HU kennen und ein Team, dass SAP-Systeme einrichten kann, mit der Arbeit beginnt. Die Gesamtleitung für die Veränderungen an der HU liegt auf der Seite des HU-Teams und der Aufbau der SAP-Systeme bei der Fa. Scheer GmbH, die das bereits mehrmals durchgeführt haben und wissen wie es geht.

 

Damit wir mit den Veränderungen an der HU umgehen können, ist eine Initiative zum

Change Management ins Leben gerufen worden, die uns auch in Zukunft Veränderungen

an unserer Universität leichter umsetzen lässt. Und so hat jeder seine Aufgabe:

  • Prozesse und Daten neu gestalten liegt beim jeweiligen Projektteam der HU,
  • Die Abbildung der Daten und Prozesse in SAP liegt in der Hand von Scheer und
  • Das Management der Veränderungen an der HU liegt bei den Führungskräften der HU

Damit alle Beteiligten über die gleichen Inhalte sprechen, gibt es die notwendige

Dokumentation zu den Systemen und zu den Veränderungen. Der Aufbau der SAP-Landschaft und die Umsetzung der Veränderungen erfolgen stufenweise. Das sichert ab, dass weder die Teams noch die HU überfordert werden. So sind bis 2023 vier Systemausbaustufen geplant, worüber wir immer wieder zeitnah informieren werden. So erfährt jeder Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter, wann sie bzw. er betroffen sind.

 

Gestartet wurde mit dem Bewerbermanagement, das zentral und dezentral einen Nutzen bringt und in 2019 fertiggestellt werden kann. Der Ablauf ist grob wie folgt:

  • Konzeption bis Anfang August 2019
  • Einrichten der Systeme bis Ende August 2019
  • Testen im September 2019
  • Schulungen im Oktober 2019
  • Inbetriebnahme im November 2019

Parallel werden der Gesamtpersonalrat, die Schwerbehindertenvertretung und die Beauftragten der Universität in die Arbeit einbezogen.

 

Dann fehlt nur noch ein Konzept zum zukünftigen Service, damit die Anwender nicht

irgendwann „im Regen stehen“. Dieses Konzept wird bereits jetzt mit den Experten auf

beiden Seiten erarbeitet.

 

 

Aus unserer Arbeit: Teamschulungen by eckermac posted on 14.06.2019 10:34

13.06.2019 Zum SAP-Projektauftakt wurden aktuell Schulungen für die Kolleginnen und Kollegen der einzelnen Teams im Rechnungs- und Personalwesen, Beschaffung und Objektmanagement organisiert und in großen Teilen bereits abgeschlossen. Inhalt ist die Vermittlung von allgemeinem Basiswissen zur SAP Software sowie der Wissenstransfer im Hinblick auf fachtechnische Spezifika, z.B. welche Sortierungselemente gibt es im Rechnungswesen oder aus welchen verschiedenen Blickwinkeln, z.B. Nutzungs-,  Architektur-  oder Betriebssicht kann ein Gebäude im Objektmanagement betrachtet werden. Ziel ist es, Gedankenmodelle für die eigene Arbeit entstehen zu lassen und Ideen zu produzieren, wie die Umsetzung innerhalb eines jeden Aufgabenbereiches am besten funktionieren kann. Das soll auf einem gemeinsam erarbeiteten Niveau und möglichst auf „Augenhöhe“ mit den Beraterinnen und Beratern erfolgen. Noch offen ist derzeit der Bereich Berichtswesen, doch die HU hofft auch dort auf die baldige Unterstützung des Implementierers.

 

 

Aus unserer Arbeit: Bericht aus dem Projektteam Beschaffung – 12.04.2019 by eckermac posted on 29.05.2019 10:59

Am 03.04.2019 befasste sich die Steuerungsgruppe erneut mit dem neuen, abteilungsübergreifenden Beschaffungs- und Rechnungsbearbeitungsprozess und den daraus resultierenden organisatorischen Veränderungen.

 

Für die weitere Projektarbeit Beschaffung sind folgende grundsätzliche Beschlüsse bindend:

 

  • eine zentrale Vergabestelle wird im Referat Beschaffung der Technischen Abteilung eingerichtet,
  • Beschaffungen erfolgen im Wesentlichen dezentral, während Rechnungseingang und Rechnungsprüfung zentral organisiert sind,
  • die Bearbeitung von kreditorischen Rechnungen erfolgt stets mit Bezug auf Bestellungen

In Zusammenarbeit mit den Betroffenen in der zentralen Universitätsverwaltung, den Fakultäten, den Zentraleinrichtungen und den übrigen Organisationseinheiten wird nun die Umsetzung des Beschaffungs- und Rechnungsbearbeitungsprozesses im Detail festgelegt. Sämtliche interne Regelungen, Arbeitshilfen und Formulare werden in einem Beschaffungshandbuch zusammengestellt. Anschließend wird eine Beschaffungsordnung als verbindliche Dienstanweisung in Kraft gesetzt. Am 01.01.2021 soll in der zentralen Universitätsverwaltung und in einer Fakultät mit der Einführung des Beschaffungs- und Rechnungsbearbeitungsprozesses gestartet werden. Mit Hilfe der SAP-Systemlandschaft werden die Einkäuferinnen und Einkäufer durch folgende Serviceleistungen unterstützt:

 

  • bis zu 15 Einkaufskataloge mit Bezug auf Rahmenverträge,
  • eine Bestellpattform als Marktplatz für einfachen Angebotsvergleich bei beschränkten Ausschreibungen,
  • bis zu 10 Kompetenzzentren als Warengruppenspezialisten,
  • Erfassung- und Kontierungshilfen von der Meldung des Bedarfs bis zur Rechnungsbearbeitung

Im Ergebnis werden die Reaktions- und Durchlaufzeiten reduziert sowie die Kosten der Beschaffung optimiert. Der neue Beschaffungs- und Rechnungsbearbeitungsprozess berücksichtigt so die besonderen Bedingungen in Forschung und Lehre.

 

 

Aus unserer Arbeit: Vertrag zur Implementierung SAP S/4 HANA an der Humboldt-Universität zu Berlin und Kick-Off by eckermac posted on 24.05.2019 14:55

Am 22.05.2019 hat die Humboldt-Universität gemeinsam mit ihrem SAP – Implementierungspartner, der Scheer GmbH, den Vertrag zum gemeinsamen SAP S/4 HANA – Projekt unterzeichnet. Die Unterschriften setzen für die Humboldt-Universität Frau Prof. Dr.-Ing. Dr. Sabine Kunst und für die Scheer GmbH der Chairman Prof. Dr. Dr. h.c. mult. August-Wilhelm Scheer unter das gemeinsame Dokument.

 

Nach einer intensiven Vorbereitung auf dieses Projekt konnte nach der Unterzeichnung unmittelbar die Kick-Off-Veranstaltung im Grimm-Zentrum, der Universitäts-Bibliothek, durchgeführt werden. Die Universitätsleitung, vertreten durch Herrn Dr. Ludwig Kronthaler führte in das Projekt ein und übergab dann an die Programmleitungen der Fa. Scheer, Herrn Dr. Guido Ehmer, und der Humboldt-Universität, Herrn Jörg Naumann.

 

Die Projektteams konnten nach dieser Einführung unmittelbar vor Ort die Abstimmungen zur weiteren Arbeit vornehmen. Der Start für die nächsten fünf Jahre Zusammenarbeit ist erfolgt.

 

 

 

Aus unserer Arbeit: Projektstart mit Stufenplanung by eckermac posted on 24.04.2019 16:14

24.04.2019 Der Programmleiter Jörg Naumann informiert:

„Durch den verzögerten Projektstart (alt: September 2018, neu: Februar 2019) ist eine Neuplanung der Projektstufen, auch Systemausbaustufen genannt, notwendig. Aufbauend auf dem Stufenplan werden anschließend die Meilensteine definiert und mit dem Implementierungspartner vereinbart. Wir werden hierzu berichten.

 

Da sich der Abstand zwischen Starttermin und der Inbetriebnahme vergrößert, haben wir gleichzeitig mit der Neuplanung einige Überlegungen eingebracht, wie wir einzelne Todos besser platzieren können. Die Optionen werden derzeit geprüft, damit wir in der Lage sind, mit geringem Risiko im Projekt einen optimalen Nutzen für die HU und die Kolleginnen und Kollegen aufzubauen. Das betrifft momentan insbesondere die Bereiche Objektmanagement und Personalwesen.

 

Nach einem Beschluss durch die Steuerungsgruppe erwarten wir hier Ende April konkrete Ergebnisse.“

 

 

Aus unserer Arbeit: PL Personalwesen Fr. Tröster by eckermac posted on 27.03.2019 10:39

Am 01.03.2019 haben wir die Projektleitung Personalwesen mit Frau Elena Tröster besetzt. Nach ihrem Master Studium der Betriebswirtschaftslehre war Frau Tröster mehrere Jahre in der Personalarbeit im informationstechnischen und gesundheitlichen Umfeld tätig. Sie wirkte bei Integrationsprojekten mit Schwerpunkt auf SAP HCM, der Entgeltabrechnung und dem Prozessmanagement mit. Frau Tröster ist zertifizierte SAP HCM Key Userin mit Anwendungs- und Konfigurationskenntnissen. Wir freuen uns, eine erfahrene Kollegin im Team von "humboldt gemeinsam" begrüßen zu können.

Wir wünschen Frau Tröster viel Erfolg für die anstehenden Aufgaben und eine schnelle Integration in unser Projekt.

Programmleiter Jörg Naumann

Aus unserer Arbeit: Zum Thema Changemanagement by eckermac posted on 20.02.2019 10:10

20.02.2019 „humboldt gemeinsam“ als Reformprojekt bringt eine Vielzahl von Veränderungen in den Prozessen, den täglichen Abläufen und an den Arbeitsplätzen konkret mit sich.

Diese Veränderungen sind ein Kernziel des Projektes und werden durch die Führungskräfte der Universität aktiv geführt. Für eine optimale Vorbereitung auf diese Aufgabe werden in den nächsten Monaten erste Schulungen zielgruppenorientiert durchgeführt.

So kann sich jede Mitarbeiterin, jeder Mitarbeiter an ihre, seine Führungskraft wenden und Informationen zum weiteren Verlauf erhalten. Ergänzend steht die Programm-Leitung jederzeit unterstützend und mit weiteren Informationen zur Verfügung.

Aus unserer Arbeit: Weg frei für die SAP-Implementierung by eckermac posted on 12.02.2019 15:05

11.02.2019 Das Verfahren in Sachen Nachprüfung im Vergabeverfahren zum SAP-Projekt ist im Sinne der Humboldt-Universität entschieden. Die außergerichtlichen Bemühungen um eine Lösung und die Güteverhandlung am Berliner Amtsgericht haben zum Erfolg geführt. Der Nachprüfungsantrag wurde von der Firma MACH ohne weitere Auflagen für die Universität zurückgezogen. Auf dieser Basis werden jetzt alle notwendigen Anstrengungen zum Abschluss des Vergabeverfahrens unternommen. An diesen Prozess schließt sich eine Neuplanung an, die durch die Verzögerung notwendig ist. Mit dem Abschluss dieser Schritte kann das Projekt gestartet werden. Ziel ist ein Projektstart im zweiten Quartal 2019.

 

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Weitere aktuelle Informationen und Neuigkeiten für Mitarbeitende finden Sie im Beschäftigtenportal der HU:

www.hu-berlin.de/de/beschaeftigte

Aus unserer Arbeit: PL Rechnungswesen Fr. Krug by hubgemei posted on 18.01.2019 11:10

Am 02.01.2019 konnten wir die Projektleitung Rechnungswesen mit Frau Christine Krug besetzen. Wir freuen uns, eine erfahrene Kollegin im Team von "humboldt gemeinsam" begrüßen zu können. Frau Krug ist Diplom-Kauffrau und hat mehrere Jahre als Beraterin sowohl in SAP-Projekten als auch in Restrukturierungen des Finanzwesens bei einer renommierten Beratungsgesellschaft gearbeitet. Damit bringt sie in vielen Bereichen Erfahrungen mit, die wir für den Erfolg unseres Projektes benötigen.

Wir wünschen Frau Krug viel Erfolg bei der Bewältigung der anstehenden Aufgaben und eine schnelle Integration in unser Projekt.

Programmleiter Jörg Naumann

 

Aus unserer Arbeit: Tag der Offenen Tür by duemkedo posted on 17.12.2018 11:07
11.12.2018 - bei "humboldt gemeinsam"

Am 11. Dezember hatten wir in vorweihnachtlicher Atmosphäre unsere Türen geöffnet. Wir führten anregende Gespräche mit den Mitarbeitern aus unterschiedlichen Abteilungen, und wir freuten uns über den Besuch der Vertreter aus den Gremien, unter anderen der Schwerbehindertenvertretung, des Datenschutzbeauftragten und des GPR.

Der Programmleiter Jörg Naumann informierte über den Inhalt des Programms „humboldt gemeinsam“. Er gab einen Ausblick auf das Jahr 2019 und auf die weitere zukünftige Arbeit.

Gern lassen wir weiteren Gedankenaustausch in lockerer Atmosphäre folgen. Der nächste Tag der Offenen Tür folgt. 

Aus unserer Arbeit: Information zum Projektstand "humboldt gemeinsam" by duemkedo posted on 30.11.2018 16:15

26.11.2018 Die Verhandlung des Nachprüfungsantrages im Vergabeverfahren zum SAP-Projekt am 26.11.2018 in zweiter Instanz beim Berliner Kammergericht hat keine Entscheidung erbracht. Die an den Verhandlungen beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der HU  bereiten deshalb aktuell in Abstimmung mit unserem Anwalt die nächsten Schritte vor.

 Zum Hintergrund: Die HU hat sich im Jahr 2015 entschieden, SAP einzuführen und dazu Lizenzen erworben. Für die Einführung des Systems ist die Beauftragung eines Implementierers erforderlich, der mit der HU die Programmteile entsprechend unseren Planungen und Bedürfnissen einrichtet. Über den anhängigen Nachprüfungsantrag versucht die Firma MACH eine produktneutrale Ausschreibung für die Implementierung zu erwirken, obwohl die HU sich bereits aus fachlich-konzeptionellen Gründen für SAP entschieden hat. Das Verfahren in der ersten Instanz hatte die HU gewonnen.

Ein Start der Implementierung kann auf Grund dieser gerichtlichen Klärung nach heutigem Stand sehr wahrscheinlich nicht vor dem 01.04.2019 erfolgen. Eine Inbetriebnahme des Rechnungswesens zum 01.01.2020 ist unter diesen Rahmenbedingungen nicht umsetzbar.
Da das Rechnungswesen nur zu einem 01.01. eines Jahres in Betrieb gesetzt werden kann, ist der nächstmögliche Folgetermin der 01.01.2021. Zeitlich und sachlich vom Rechnungswesen unabhängige Lösungen werden entsprechend flexibel geplant. Die vorbereitenden Arbeiten an der HU werden nicht gestoppt. Das Ziel ist eine weitere qualitative Verbesserung der Ausgangssituation für das Projekt.

Aus unserer Arbeit: Planungsphase Programm "humboldt gemeinsam" by duemkedo posted on 30.10.2018 07:55

Oktober 2018

Nach den drei bisherigen Projekt-Phasen:

  1. Projektinitialisierung mit der Definition der Projektziele
  2. Projektstudie mit dem Abgleich der Ziele und der geplanten Software
  3. Beschaffung des Implementierungs-Partners

sind wir jetzt in der Planungsphase.

Das Ziel der aktuellen Phase ist die intensive Vorbereitung auf das Implementierungsprojekt.

Neben der allgemeinen Planung der Projektstufen und der Arbeitspakete stehen hier drei Aufgabenkomplexe im Mittelpunkt:

  1. Aktualisierung der Methoden und Tools im Projektmanagement.

Hier fließen die Erfahrungen an der HU der letzten beiden Jahre ein. So werden wir z.B. sowohl die Nutzung der HU-Box besser organisieren als auch die Projektteilnehmer im Projektmanagement schulen.

  1. Für eine optimale Abbildung der Prozesse wird die Prozesslandkarte präzisiert.

Die Ziele, die sich mit den neuen Prozessen verbinden, werden klar benannt.

Die Arbeitsgruppen werden zusammengestellt, die die einzelnen Aufgaben sicherstellen.

  1. Alle Prozess-Änderungen müssen in Ihrer Umsetzung organisiert werden.

Hier wird ein Rahmen aufgebaut, der diese Änderungen begleitet. Fragen wie Verantwortlichkeiten, Organisation der Schulungen und eine optimale Kommunikation innerhalb der HU stehen im Mittelpunkt.

Unsere Organisation wird nach Abschluss der Planungsphase optimal auf den Tag vorbereitet sein, an dem die Berater des Implementierungspartners die ersten Termine ansetzen.

Aus unserer Arbeit: Technische Objektverwaltung als Semesterprojekt by duemkedo posted on 08.10.2018 14:05

Das Institut für Informatik an der Humboldt-Universität zu Berlin und die Technische Abteilung der Humboldt-Universität haben für das kommende Wintersemester eine Kooperation im Rahmen des Semesterprojektes der Studierenden vereinbart.

Ziel der Kooperation ist die Entwicklung und praktische Umsetzung von IT-gestützten Verfahren zur Vereinfachung der Verwaltung von Daten technischer Anlagen als Vorbereitung zum Export in ein SAP-Datenbanksystem.

Die Herausforderungen liegen darin, bereits vorhandene digitale und analoge Daten in ihrer Konsistenz zu überprüfen und eine technische Lösung zum Ordnen dieser Daten zu finden, um ein zeitaufwändiges Sortieren von Hand weitgehend zu reduzieren.

Darüber hinaus soll ein Konzept entwickelt werden, technische Anlagen und Geräte zu kennzeichnen.

Aus unserer Arbeit: Vergabeverfahren SAP-Implementierung by duemkedo posted on 02.08.2018 15:35

Die Projektteams haben in den letzten beiden Wochen ganze Arbeit geleistet und die Angebote bewertet. Wir haben jetzt ein fachlich aufbereitetes Ergebnis vorzuliegen. Damit leiten wir die nächsten Schritte ein und können die Bieterpräsentation durchführen.

Die Vorbereitungen der Teams waren exzellent. Dieses Feedback gaben auch die begleitenden Berater zur Arbeit der Teams. Es bestärkt uns in der weiteren Arbeit.

 

Aus unserer Arbeit: Bericht aus dem Projektteam Beschaffung by lanyikat posted on 17.07.2018 11:30
Für die Umsetzung des Projektauftrags soll ein neuer, abteilungsübergreifender Beschaffungs- und Rechnungsbearbeitungsprozess eingeführt werden.

Alle Vergabe- und Beschaffungsverfahren mit einem voraussichtlichen Auftragswert über einen bestimmten Höchstwert werden durch die zentrale Vergabestelle durchgeführt; alle übrigen Vergabeverfahren werden dezentral durch die Haushaltssachbearbeiter durchgeführt.

Erforderlich für die Integration der Stammdaten und zur Reduktion von Durchlaufzeiten sind Abstimmungen

  • mit der AG OKZ zu Verantwortungs- und Finanzbäumen,
  • mit dem externen Rechnungswesen zum Kontenrahmen und
  • mit dem internen Rechnungswesen zu den Regelungen der Mittelbewirtschaftung.

Der Beschaffungs- und Rechnungsbearbeitungsprozess wird optimiert. Dies basiert auf dem Wegfall von mehrfacher Prüfung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit sowie der umfassenden Vereinheitlichung des Ablaufs.

Die nächsten Schritte zur Umsetzung des Projektauftrags sind

  • die Erstellung einer Beschaffungsordnung als verbindliche Dienstanweisung und
  • die Erstellung eines Beschaffungshandbuchs als Arbeitshilfe.

 

Aus den Gremien: GPR berichtet aus Sitzung der Erweiterten Steuerungsgruppe by lanyikat posted on 09.07.2018 16:30
Am 27.06.2018 tagte die Erweiterte Steuerungsgruppe von „humboldt gemeinsam“ zum Projektstatus.

Mit den Gremien wurde die weitere Planung des Programms intensiv diskutiert. Schwerpunkte waren die mit dem GPR gemeinsam erarbeitete komplexe Schulung der zukünftigen Anwendergruppen und das Key-User-Konzept. Während im Bereich Schulung sehr konkrete Absprachen getroffen werden konnten, haben wir im Key-User-Konzept noch einige Aufgaben vor uns. Im Wesentlichen sind für die Umsetzung des Key-User-Konzepts noch der quantitative und qualitative Personalbedarf zu definieren und die Umsetzung in die Praxis. Referenzbesuche sollen uns hier unterstützen.

 

Blog des GPR

 

Aus unserer Arbeit: SAP am Universitätsklinikum Dresden by lanyikat posted on 27.06.2018 16:15
Ein Reisebericht von Claudia Eckermann

Wie haben es andere gemacht und was können wir daraus lernen? Mit dieser Fragestellung machte sich Claudia Eckermann, Projektleiterin Technik im Projekt „humboldt gemeinsam“, auf den Weg nach Dresden. In der Vergangenheit gab es bereits einen Austausch mit dem Universitätsklinikum per Videokonferenz und nun bekam Claudia Eckermann zwei Tage lang die Gelegenheit, in der technischen Abteilung des Universitätsklinikums zu hospitieren.

Das Uniklinikum arbeitet bereits seit 2006 mit der Software SAP und ist sehr zufrieden damit. Die Einführung des Systems sei zu Beginn durchaus eine Herausforderung gewesen, so berichteten die Kolleginnen und Kollegen in Dresden. Aber schon nach einer Weile waren die Erleichterungen und Vorteile der Umstellung klar spürbar. Heute erfreut sich das System darum breiter Akzeptanz.

Die Arbeitsabläufe sind deutlich einfacher gestaltet als vor der Einführung, und das System bietet nun einen erleichterten Zugriff auf Informationen, die vorher mühsam zu erfragen waren. Mit einem Klick können z.B. personelle Zuständigkeiten abgerufen werden, oder es lässt sich schnell nachschauen, wo welche Pumpe wie lange eingebaut war. Planungsprozesse werden zuverlässiger, weil die benötigten Daten schneller und übersichtlicher zur Verfügung stehen.

In Dresden bestätigte sich, wozu Organisationsentwicklerinnen und -entwickler seit Langem raten: Veränderungen sind dann am erfolgreichsten und nachhaltigsten, wenn man die Beteiligten einbindet und planvoll vorgeht, ohne zu überfordern. Es bietet sich an, zunächst mit einigen wenigen neuen Prototypen zu arbeiten, also nicht alles auf einmal ändern zu wollen. Genau darin scheint das Erfolgsgeheimnis des Uniklinikums zu liegen: Anstatt sich gleich zu viel zuzumuten, konzentrierte sich die technische Abteilung zu Beginn auf einige ausgewählte Schlüsselprozesse, die bis ins Detail analysiert und optimiert wurden. Dafür wurde sich viel Zeit genommen. Über die Anpassungen wurde dann in Gesprächsrunden immer und immer wieder gesprochen. Änderungen wurden nicht sofort in den Regelbetrieb übernommen, sondern zuvor ausgiebig getestet. Auch wenn ein Prozess zum Start freigegeben war, blieb er „unter Beobachtung“; es gab weiterhin den engmaschigen Austausch mit allen Projektbeteiligten und Betroffenen, um dort nachzujustieren, wo Unzufriedenheit herrschte.

Begonnen hatte man in Dresden mit dem großen Feld der Störmeldungen und den daraus resultierenden Instandsetzungs- und Wartungsarbeiten, internen Raumzuweisungen sowie der Abwicklung von Baumaßnahmen.

Claudia Eckermann berichtet über den Stolz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter darüber, was damals bei der Einführung des Systems geleistet worden ist. „Das ermutigt mich“, sagt sie, „nach den zurzeit laufenden Vorarbeiten im Projekt demnächst auch an der HU mit der eigentlichen Einführung von SAP zu beginnen und dabei den Weg einzuschlagen, der sich für alle Beteiligten als der beste erweisen wird.“

Zwölf Jahre sind am Uniklinikum Dresden nun seit der Einführung von SAP vergangen, und noch immer bietet die Software Möglichkeiten, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und so abzubilden, dass sich daraus Arbeitserleichterungen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ergeben. Wenn der Bedarf besteht, arbeiten kreative Köpfe weiter an der Umsetzung von kleineren oder größeren Prozessverbesserungen. Die Veränderung in kleinen Schritten ist gewissermaßen zur Routine geworden und wird als großer Gewinn erlebt.

Dazu noch einmal Claudia Eckermann: „Es war schön, die zufriedenen Gesichter zu sehen. Planvolles Vorgehen, gute Abstimmung unter den Beteiligten und auch ein wenig Entdeckergeist sind die Erfolgsfaktoren. Wir werden uns nicht überfordern und wohlüberlegt und in kleinen Schritten vorgehen. Wir wollen jeden mitnehmen. Und wenn etwas unklar ist, dann wird gefragt. Wichtig ist, dass wir es gemeinsam schaffen.“

 

Aus unserer Arbeit: Datenschutz-Seminar by Doris Dümke posted on 27.06.2018 11:55

Seminar Datenschutz vom 22.05. – 24.05. – 25.05. und 30.05.2018, Teilnahme für „humboldt gemeinsam“

„Ich habe nichts zu verbergen! … bis auf meine Privatsphäre“, so begann die Weiterbildung rund um den Datenschutz im Mai 2018.

In den letzten Wochen und Monaten ist der Datenschutz immer stärker in den Fokus geraten, da zum 25.05.2018 die neue DSGVO gilt.

Das bedeutet für uns im Programm „humboldt gemeinsam“, dass wir uns in unserer Vorbereitungsphase zur Implementierung der neuen Software intensiv mit diesem Thema beschäftigen und alle Vorkehrungen diesbezüglich treffen.                                   

Am ersten Schulungstag wurden zu Beginn die Grundlagen des Datenschutzes erläutert. In der heutigen digitalisierten Welt heißt es: „Datenschutz bedeutet nicht, sich selbst einzuschränken zu müssen. Ein starker Datenschutz soll gerade eine mögliche freie Entfaltung der Persönlichkeit und die Wahrnehmung seiner Rechte maximal fördern und sicherstellen“. Das war ein sehr guter Einstieg, um sich auch persönlich selbst Gedanken rund um den Schutz seiner persönlcihen Daten zu machen.

  • Wie gehe ich mit meinen Daten um?
  • Was gebe ich an wen weiter und in welchem Umfang?
  • Welchen Sinn hat der Datenschutz für jeden einzelnen Bürger?
  • Wie sieht die Garantie des Selbstbestimmungsrechts über die eigenen persönlichen Daten für jeden Bürger aus?
     

Was bedeutet das nun für uns? Welches Ziel soll mit der neuen Datenschutzverordnung verfolgt werden? Durch die zunehmende vernetzte Informationsgesellschaft und die immer stärkere Tendenz zum „gläsernen Menschen“ soll der Ausuferung von Überwachungsmaßnahmen entgegen gewirkt werden.


Dabei ist die Gewährung der Grundrechte jedes einzelnen Menschen ausschlaggebend, wie:

  • der Schutz des Persönlichkeitsrechts,
  • der Schutz der Privatsphäre,
  • der Schutz der informationellen Selbstbestimmung sowie
  • der Schutz der Vertraulichkeit und Integrität.


In einem groben Überblick wurden die Datenschutzgesetze anschaulich dargestellt und wann welches Gesetz zur Anwendung kommt.

An einem weiteren Schulungstag wurden die wichtigsten Ergebnisse zum Verarbeitungsverzeichnis vermittelt. Das Verarbeitungsverzeichnis ist eine der Änderung in der neuen DSGVO. Es entspricht im Wesentlichen der früheren Datenbeschreibung und ist von den Verantwortlichen zu führen. In diesem Zusammenhang muss zunächst geklärt werden, wofür – welche Daten benötigt werden und ob es sich um personenbezogene Daten handelt bzw. ob ich bestimmte Daten in einem vollen Umfang benötige oder nur in einer reduzierten Form.  Hier bedarf es in Zukunft sehr viel Fleiß und Sorgfalt, um auch im Falle einer Kontrolle auskunfts- und nachweisfähig zu sein.

Innerhalb der Phase der Initialisierung werden wir uns intensiv mit dieser Problematik beschäftigen und uns mit den heutigen Sicherheits-anforderungen an die Verarbeitung von Daten, insbesondere von „personenbezogenen Daten“ auseinander setzen, um dem hohen Sicherheitsstandard gerecht zu werden.

Haben Sie Fragen oder Anregungen, dann wenden Sie sich an uns, Programm „humboldt gemeinsam“.

Aus unserer Arbeit: Planung „humboldt gemeinsam“ by Doris Dümke posted on 21.06.2018 15:45

In der Steuerungsgruppensitzung am 13.06.2018 haben wir den Terminplan an die aktuellen Rahmenbedingungen angepasst.

Im Ergebnis werden wir das Rechnungswesen nicht in zwei Stufen, sondern in einer Stufe in Betrieb nehmen. Dies geschieht am 01.01.2020.

So reagieren wir auf das hohe Risiko einer zu kurzen ersten Einführungsphase. Wir entsprechen damit den Anforderungen der verschiedenen Abteilungen an die Integration und ihren Herausforderungen an zu ändernde Prozesse, Daten und Systeme.

Die Inbetriebnahme des Organisationsmanagements und SuccessFactors in der ersten Stufe bleiben unverändert.

 

Für Ihre Rückfragen steht Ihnen die Programm-Leitung zur Verfügung unter: joerg.naumann@uv.hu-berlin.de